1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles est :
HELQINO
Marunouchi GranTokyo North Tower 4-6
Chiyoda-ku, Tokyo 100-6790
Japon
E-mail : service@helqino.com
Téléphone : +81 3-6721-8465
2. Données collectées
HELQINO collecte les informations nécessaires à la gestion du site et des commandes, notamment :
- le nom et les coordonnées ;
- l’adresse de facturation et de livraison ;
- le numéro de téléphone ;
- les informations relatives aux commandes ;
- le statut du paiement ;
- les échanges avec le service client ;
- les demandes de retour ou de remboursement ;
- les données techniques de connexion et de navigation.
HELQINO ne conserve pas les données bancaires complètes.
3. Finalités du traitement
Les données sont utilisées pour :
- traiter et confirmer les commandes ;
- encaisser les paiements ;
- organiser la livraison ;
- communiquer les informations de suivi ;
- gérer les annulations, retours et remboursements ;
- appliquer les garanties légales ;
- répondre aux demandes du service client ;
- prévenir la fraude ;
- sécuriser et améliorer le site ;
- respecter les obligations légales, fiscales et comptables.
4. Bases juridiques
Les traitements reposent sur :
- l’exécution du contrat pour la gestion des commandes ;
- le respect des obligations légales ;
- l’intérêt légitime de HELQINO pour la sécurité et la prévention de la fraude ;
- le consentement pour les communications et cookies qui l’exigent ;
- la défense des droits de HELQINO en cas de réclamation ou de litige.
5. Destinataires des données
Les données sont transmises uniquement aux intervenants nécessaires, notamment :
- le prestataire de paiement ;
- les transporteurs et prestataires logistiques ;
- les services d’hébergement et de maintenance ;
- les outils de sécurité et de prévention de la fraude ;
- les autorités légalement habilitées.
Chaque destinataire reçoit uniquement les informations nécessaires à sa mission.
6. Durée de conservation
Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à leur finalité, puis pendant les délais légaux applicables.
Les factures et documents comptables sont conservés pendant 10 ans. Les données liées à la prospection sont conservées pendant 3 ans après le dernier contact actif. Les données relatives aux cookies sont conservées selon les durées précisées dans la Politique relative aux cookies.
7. Transferts internationaux
HELQINO étant établi au Japon, certaines données sont traitées hors de l’Espace économique européen.
Ces transferts sont encadrés par les mécanismes reconnus par le RGPD, notamment une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types ou des garanties équivalentes.
8. Sécurité
HELQINO applique des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre :
- la perte ;
- l’altération ;
- l’accès non autorisé ;
- la divulgation illicite ;
- la destruction accidentelle.
L’accès aux données est limité aux personnes et prestataires autorisés.
9. Droits des personnes
Chaque personne dispose, dans les conditions prévues par le RGPD, des droits suivants :
- accès ;
- rectification ;
- effacement ;
- limitation ;
- opposition ;
- portabilité ;
- retrait du consentement.
Toute demande doit être adressée à service@helqino.com. HELQINO répond dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe.
10. Réclamation
Une personne estimant que ses données ne sont pas traitées conformément à la réglementation peut saisir l’autorité de contrôle compétente.
En France, elle peut déposer une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
11. Mise à jour
La présente politique peut être actualisée pour refléter une évolution juridique, technique ou opérationnelle.
La nouvelle version entre en vigueur à sa date de publication. Un nouveau consentement est demandé lorsque la modification l’exige.